Jak Napisać List Na Każdą Okazję

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-16 20:41

Dawno minęły czasy, kiedy pisanie listów było preferowanym środkiem komunikacji między współpracownikami, rodziną, przyjaciółmi i zakochanymi kochankami. Poczta ślimakowa może w dużej mierze należeć do przeszłości, ale spójrz na swój nowoczesny styl życia, a zobaczysz, że sztuka słowa pisanego jest daleka od śmierci. Są szanse, że spędzasz dużą część swojego życia osobistego i zawodowego, komunikując się w formacie vitext lub e-mailem, a wciąż istnieją scenariusze, które wymagają staromodnego sformatowanego listu (nawet jeśli jest bardziej prawdopodobne, że wyślesz go do sieci WWW niż jesteś) uderzyć na niego stemplem). Komunikacja ma kluczowe znaczenie dla każdej interakcji, a umiejętność nadania odpowiedniego tonu w korespondencji pisemnej jest kluczową umiejętnością, niezależnie od tego, czy piszesz list miłosny, czy list rezygnacyjny. Aby pomóc Ci pozostać na dobrej drodze, przygotowaliśmy ten przewodnik, jak pisać listy w każdej sytuacji.

Określ swój cel i odbiorców

Zanim umieścisz pióro na papierze - a raczej opuszkami palców na klawiaturze - zastanów się, co dokładnie chcesz osiągnąć za pomocą listu. Nie rozmawiałbyś ze swoim szefem w taki sam sposób, w jaki rozmawiałbyś z drugą połówką, więc nie powinieneś też pisać do nich w ten sam sposób. Zbierz myśli, zanim zaczniesz pisać, zadając sobie kilka prostych pytań:

Do kogo piszę?

Czy znasz osobę, do której piszesz, czy będzie to Twoja pierwsza komunikacja z nią? Sposób, w jaki się ze sobą komunikujemy, zmienia się naturalnie, im bardziej się zaprzyjaźniamy, więc zanim zaczniesz, upewnij się, że oceniłeś swoje relacje z osobą, do której piszesz. Pomoże ci to uniknąć sprawiania wrażenia zbyt swobodnego lub zbyt zwięzłego w danej sytuacji.

Co próbuję osiągnąć?

Śledzisz rozmowę kwalifikacyjną lub piszesz list wakacyjny do rodziny? Tak jak twój związek z odbiorcą listu ma znaczenie, tak samo jest z kontekstem, w jakim go piszesz. Zawsze pamiętaj, aby zachować profesjonalną komunikację - nawet jeśli masz przyjaźń ze współpracownikiem lub partnerem biznesowym, do którego piszesz. Pomyśl o komunikacji zawodowej jako o części swojego ogólnego profilu zawodowego. Nie chciałbyś, aby leniwy, prymitywny lub zbyt swobodny e-mail do swojego znajomego z działu księgowości na Twoim profilu LinkedIn, więc nie powinieneś go również umieszczać w swojej skrzynce nadawczej. Jest też odwrotnie; jeśli piszesz list z podziękowaniami do swojego słodkiego, małego gam-gamu, ostatnią rzeczą, na jaką masz ochotę, to brzmi, jakbyś prowadził spotkanie biznesowe. Przygotowując list i stawiając się w sytuacji odbiorcy, pamiętaj o swoim celu.

Czy mam wszystkie informacje potrzebne do przekazania?

Jest to szczególnie ważne w komunikacji biznesowej. Większość z nas otrzymywała długi ciąg kolejnych wiadomości e-mail, ponieważ nadawca nie uporządkował wszystkich faktów przed wysłaniem. Nie bądź facetem, który wysyła pięć e-maili, kiedy ktoś by to zrobił. Ten rodzaj zdezorganizowanej etykiety e-mailowej opartej na strumieniu świadomości wydaje się w najlepszym przypadku irytująca, aw najgorszym wręcz dezorientująca i nieprofesjonalna. Jeśli masz dużo ważnych informacji do przekazania na piśmie, zanotuj wszystko, co musisz przekazać, z krótką listą punktowaną, aby upewnić się, że omówiłeś wszystko przed wysłaniem.

Znajdź czas na formatowanie

Formatowanie ma kluczowe znaczenie w formalnej komunikacji, zarówno w celu profesjonalnego zaprezentowania się, jak i logicznego przekazywania informacji. Zwykle pracujemy szybciej, gdy komunikujemy się z firmami, organizacjami lub współpracownikami, ponieważ ta komunikacja odbywa się w ograniczonych godzinach. Dlatego ważne jest, aby szybko i wyraźnie przedstawić swój punkt widzenia - co jest znacznie łatwiejsze w przypadku formatowania.

Jak napisać profesjonalny list

List motywacyjny; Wypowiedzenie; List referencyjny; List polecający, odsetki lub intencja itp

Prawdopodobnie znasz standardowy układ formalnego listu, nawet jeśli sam go nie napisałeś. Większość firm i organizacji stosuje ten format, ponieważ jest on łatwo rozpoznawalny i łatwy do przeszukania. Formalne szablony listów są powszechnie dostępne i znajdują się w większości programów do edycji tekstu. Możesz także utworzyć własny od podstaw lub dostosować szablon listu do wielokrotnego użytku. Oto kilka kluczowych rzeczy, o których należy pamiętać podczas pisania i formatowania formalnego listu:

1. Używaj tytułów. Jeśli wysyłasz wewnętrzną wiadomość e-mail do współpracownika lub członka zespołu, zwracanie się do nich po imieniu jest najprawdopodobniej w porządku, ale gdy komunikujesz się z biznesem, organizacją lub kontaktem zawodowym spoza lub wyżej w firmie, nigdy nie należy zwracać się do nich wyłącznie po imieniu.

2. Unikaj nieformalnych powitań. Rozpocznij swój list od „Drogi…” (nie używaj „Cześć”, „Cześć” ani żadnego podobnego powitania) i zwróć się do adresata, podając jego tytuł oraz pełne imię i nazwisko lub nazwisko (na przykład: „Szanowny Panie John Smith”lub„ Drogi Doktorze Johnson”). Jeśli nie masz jeszcze kontaktu w organizacji, do której piszesz, odwiedź witrynę, aby sprawdzić, czy możesz znaleźć imię i nazwisko oraz stanowisko odpowiedniej osoby. Jeśli nie możesz znaleźć nazwiska danej osoby, zaadresuj je do odpowiedniego działu lub grupy (np. „Szanowni Państwo, Zespół redakcyjny” lub „Szanowny Zespół redakcyjny”). Jeśli absolutnie nie możesz określić właściwej osoby lub działu, do którego chcesz się zwrócić, możesz użyć „Do kogo może to dotyczyć”, ale pamiętaj, że prawdopodobnie oznacza to, że Twój list będzie musiał zostać skierowany do odpowiednich osób po nadejściu, co może skutkować opóźnieniem odpowiedzi.

3. Uwzględnij datę. Jeśli Twój list będzie zawarty w treści wiadomości e-mail, Twój klient poczty e-mail oznaczy go datą i godziną, ale jeśli wysyłasz list jako załącznik lub pocztą, dołączenie daty na górze pomoże wam obojgu. a odbiorca śledzi właściwy czas na dalsze działania.

4. Ułatw kontakt z Tobą. Upewnij się, że podajesz swoje imię i nazwisko (imię i nazwisko, w tym preferowany tytuł) oraz informacje kontaktowe. Jeśli wysyłasz list w formie fizycznej lub cyfrową kopię sformatowanego listu, umieść swój adres i numer telefonu u góry, aby odbiorcy mieli do nich natychmiastowy dostęp. Wysyłając e-maile, możesz pomyśleć, że Twój adres e-mail w polu „Od” wystarczy, ale prawda jest taka, że nie wiesz, w jaki sposób odbiorca może chcieć skontaktować się z Tobą. Utwórz profesjonalny podpis e-mail zawierający Twój numer telefonu, adres i wszelkie odpowiednie profile w sieciach społecznościowych, w których wygodnie się z Tobą kontaktujesz.

5. Używaj języka formalnego. Poza oczywistym pominięciem przekleństw lub zbyt swobodnego języka oznacza to również niestosowanie skrótów (tj. „Nie będę na spotkaniu w tym kwartale” w przeciwieństwie do „Nie będę tam”).

6. Nie zakopuj ledy. Profesjonalna komunikacja wymaga sprawności, dlatego postaraj się jak najszybciej dotrzeć do głównego tematu listu. Lepiej jest, aby list był zwięzły na pół strony, niż próbował rozciągnąć go na całą stronę z wypełnieniem.

7. Sprawdź, a następnie ponownie zweryfikuj. Programy takie jak Microsoft Word mają wbudowane narzędzia do sprawdzania pisowni i gramatyki, które zawsze powinny być pierwszym krokiem do korekty. Często nawet sugerują, jak uczynić Twój list bardziej zwięzłym i bezpośrednim, co jest ogromną pomocą przy pisaniu listu formalnego. Istnieją również narzędzia internetowe, takie jak Grammarly, które mogą pomóc w dokonaniu wstępnej korekty. Nie zatrzymuj się jednak na jednym przejściu przez sprawdzanie pisowni; należy również samodzielnie przeczytać cały list, aby sprawdzić, czy nie ma błędów. Wskazówka: przeczytaj swój list na głos lub przeczytaj go wstecz (od ostatniego słowa do pierwszego), aby pomóc Ci złapać literówki lub dziwne sformułowania. Jeśli jest to coś niezwykle ważnego, spójrz na to również z drugą parą oczu.

8. Bądź miły, ale profesjonalny. Na pewno nie chcesz kończyć listu do klienta serdecznym „Kocham cię!” ale to nie znaczy, że musisz być zimny i bezpłodny. Zakończyć swój list bliższymi (znanymi w kręgach słowo-nerd jako pożegnaniem), takimi jak „pozdrawiam”, „dziękuję za poświęcony czas”, „z szacunkiem” lub „najlepsze życzenia”, aby dodać mu ciepła bez przekraczania jakichkolwiek granic.

9. Wpisz to. W dzisiejszym świecie nie da się tego obejść: jeśli ręcznie napiszesz oficjalny list biznesowy, będziesz wyglądać nieprofesjonalnie. Miło jest też wydrukować kopertę, zamiast ręcznie ją adresować.

10. Oprzyj się pokusie kreatywności. Nie próbuj ożywić swojego listu dziwacznymi kolorami lub fantazyjnymi czcionkami. Cieszymy się, że czujesz się artystycznie, ale profesjonalna korespondencja zwykle nie jest odpowiednim miejscem ani czasem. Trzymaj się standardów, takich jak Times New Roman i zwykły stary czarno-biały.

Jak napisać list osobisty

List miłosny, list z podziękowaniami, list z przeprosinami itp

Osobiste listy to miejsce, w którym możesz trochę rozpostrzeć skrzydła i rozerwać kreatywne soki. Chociaż osobiste akcenty prawdopodobnie zostaną docenione w osobistych listach, nadal istnieje kilka wskazówek, o których należy pamiętać.

1. Nie mów zbyt krótko. Nie chcesz bez końca wędrować przez trzy strony, zanim dotrzesz do sedna swojej wiadomości, ale dobrze jest zawrzeć swobodną rozmowę w liście osobistym, aby pokazać odbiorcy, że nawiązanie z nim kontaktu zajęło Ci trochę czasu. Jeśli od jakiegoś czasu nie rozmawiałeś z odbiorcą, przedstaw mu swoje życie i zapytaj o ich. Jeśli im za coś dziękujesz, weź kilka wyjaśnień, aby wyjaśnić, co to dla ciebie znaczyło. W zależności od kontekstu, może być nawet miłym akcentem, aby dodać trochę humoru do listu.

2. Użyj swobodnego powitania. Tak jak dziwne jest rozpoczęcie listu do szefa od „Yo Ted”, równie dziwne jest rozpoczęcie listu do mamy od „Droga Pani Carol Jackson”. Najlepiej jest zwracać się do adresata osobistego listu, podając jego imię - lub nawet pseudonim, jeśli jesteś szczególnie blisko - i zacząć od bardziej swobodnego powitania, takiego jak „Cześć” zamiast „Drogi”, którego powinieneś używać w profesjonalnej komunikacji.

3. Uwzględnij kreatywność bez poświęcania czytelności. Te odjazdowe czcionki i głośne palety kolorów, których nie mogłeś użyć w ostatnim liście biznesowym, mogą znaleźć się w Twoich osobistych listach. Chociaż nie chcesz posunąć się tak daleko, aby zamienić swój list w jakąś tajemniczą mieszankę mikroskopijnych pism i męczących oczu kolorów, doskonale jest otrząsnąć się z prostego, profesjonalnego człowieka i dobrze się bawić. Jeśli wysyłasz list za pomocą zwykłej poczty, pisanie go staromodnym sposobem jest miłym akcentem, pod warunkiem, że pismo odręczne nie zostało przekształcone w zniekształcone draśnięcie kurczaka przez rozpowszechnienie technologii.

W czasach, gdy wydaje się, że każdy wolałby wysłać tekst składający się z trzech słów zamiast jakiejkolwiek dłuższej komunikacji, redagowanie listu może wydawać się zniechęcające lub nawet onieśmielające. Ale jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, pisanie listów będzie na miejscu w każdej sytuacji.